Хранение документов
Рано или поздно, практически каждой организации приходится решать проблему хранения документов. Согласно статистике большая часть бумаг двухлетней давности и выше требуются для работы крайне редко. Не смотря на это, согласно законодательству, сохранность многих документов должна обеспечиваться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.
Организация и содержание собственного хранилища документов весьма дорогое удовольствие, ведь аренда помещений, их переоборудования и наём архивариусов, требует внушительных денежных вливаний. Именно поэтому прекрасной альтернативой в данном случае является хранение документации в архивах нашей компании.
Организация и содержание собственного хранилища документов весьма дорогое удовольствие, ведь аренда помещений, их переоборудования и наём архивариусов, требует внушительных денежных вливаний. Именно поэтому прекрасной альтернативой в данном случае является хранение документации в архивах нашей компании.
На сегодняшний день, к вниманию клиентов представлены услуги по учету, хранению и уничтожению старых документов. «Архив-Профи» позволит Вам раз и навсегда решить проблему хранения документации.
При этом, в случае острой необходимости, Клиент будет иметь возможность получить одну или несколько бумаг порученных нам для хранения, служба доставки компании привезет Вам в офис необходимые документы в максимально сжатые сроки. Стоит отметить, что помимо оригиналов бумаг, в случае необходимости, могут быть доставлены и копии или электронные версии документов.
Кто определяет сроки хранения документов?
В том случае, если Вы решили сдать документы в архив, необходимо провести экспертизу документов, изучив их ценность с научной и практической стороны. Основываясь на полученные данные можно определить сроки хранения документов.
Какие могут быть назначены сроки хранения документов?
В зависимости от результатов проверки, комиссия имеет право назначить следующие сроки хранения бумаг:
- кратковременные сроки - менее 10 лет;
- долговременные сроки - более 10 лет.
Подготовка документов
Специалисты нашей компании помогут вам подготовить документы к хранению, составят описи, сгруппируют документы и вывезут бумаги в хранилище.
Конфиденциальность хранения
Подчеркнём, что хранения Ваших бумаг строго конфиденциально. Доступ к хранящимся документам могут иметь только назначенные Клиентом представители его организации, а так же уполномоченные сотрудники «Архив-Профи». При этом коробки с документами в обязательном порядке подвергаются пломбированию, к тому же, в целях безопасности, информация о компании-заказчике на коробах значиться не будет.
__________
Существование любой организации неразрывно связано с формированием документов, сохранность которых она обязана обеспечить. Информация, содержащаяся в таких документах, – это, как правило, один из наиболее ценных активов компании. Поэтому обеспечение безопасности документов Вашей компании и ограничение возможности доступа к ним, является первоочередной задачей любого предприятия. Многие компании вкладывают огромные финансовые средства в создание своих собственных архивов, в частности, в хранение бухгалтерской документации, и все же поисковая система работает либо слишком медленно, либо документы часто теряются. В связи с этим многим предпринимателям приходит в голову мысль о внеофисном хранении документов.
Несомненно, такой подход к делу имеет некоторые преимущества. Во-первых, наиболее важные документы Вашего предприятия будут под защитой. Причем вы сможете не волноваться за свои документы и в случае внезапной проверки контролирующих Вашу деятельность органов. Ведь часто случается, что проводя обыск, например, правоохранительные органы не успевают проверить все документы, пакуют их в коробки и увозят с собой. Нередко очень сложно получить все документы обратно. Во-вторых, хранение документов вне офиса довольно выгодно – Вы можете экономить на оплате аренды архивного помещения, а также на выплате зарплаты сотрудникам архива.
Есть и еще один немаловажный момент – в большинстве компаний, как правило, отсутствует четкая и налаженная структура хранения документации. Большая часть документов Вам, скорее всего второй раз не понадобится, а вот те, что необходимы будет трудно отыскать, поскольку никто не знает, что есть в Вашем архиве и туда постоянно попадает та информация, которая там уже есть. В результате на поиск нужных документов зачастую тратиться очень много времени.
Если же Вы воспользуетесь услугами по внеофисному хранению документов нашей компании, то проблема с поиском нужных в данный момент документов будет решена раз и навсегда.
Наши специалисты помогут в короткие сроки подготовить Ваши документы к хранению, составят описи, систематизирую, надлежащим образом упакуют все и перевезут в место хранения. В зависимости от сроков хранения – временного и постоянного – Мы определим период хранения в архиве документов Вашей компании. Этот срок может быть как небольшим – до пяти лет, так и длительным от 10 лет.
Обратившись к нам, Вы получаете следующие преимущества:
1)Экономия ценного офисного пространства. Мы быстро подготовим документы к хранению и перевезем их из Вашего офиса в наше хранилище, что освободит Вам приличный объем пространства.
2) Удобный и быстрый доступ к любой Вашей документации. Сотрудники нашей компании четко структурируют хранение Ваших документов, и Вы в любое время быстро сможете получить на руки любые необходимые документы из Вашего архива.
3) Гарантия конфиденциальности хранения. Доступ ко всем хранящимся у нас документам получают только уполномоченные представители вашей компании и сотрудники нашей организации. Отсутствие какой-либо информации о Вас на коробах с документами, а также опломбирование всех коробов существенно затрудняет доступ к документам посторонних лиц.
4) Быстрая доставка документов. Служба доставки нашей компании максимально быстро обеспечит доставку всех необходимых Вам документов прямо в офис вашей компании. Помимо оригиналов документов по Вашему желанию мы готовы доставить копии или электронные версии Ваших документов на любом устраивающем Вас носителе.
__________
Существование любой организации неразрывно связано с формированием документов, сохранность которых она обязана обеспечить. Информация, содержащаяся в таких документах, – это, как правило, один из наиболее ценных активов компании. Поэтому обеспечение безопасности документов Вашей компании и ограничение возможности доступа к ним, является первоочередной задачей любого предприятия. Многие компании вкладывают огромные финансовые средства в создание своих собственных архивов, в частности, в хранение бухгалтерской документации, и все же поисковая система работает либо слишком медленно, либо документы часто теряются. В связи с этим многим предпринимателям приходит в голову мысль о внеофисном хранении документов.
Несомненно, такой подход к делу имеет некоторые преимущества. Во-первых, наиболее важные документы Вашего предприятия будут под защитой. Причем вы сможете не волноваться за свои документы и в случае внезапной проверки контролирующих Вашу деятельность органов. Ведь часто случается, что проводя обыск, например, правоохранительные органы не успевают проверить все документы, пакуют их в коробки и увозят с собой. Нередко очень сложно получить все документы обратно. Во-вторых, хранение документов вне офиса довольно выгодно – Вы можете экономить на оплате аренды архивного помещения, а также на выплате зарплаты сотрудникам архива.
Есть и еще один немаловажный момент – в большинстве компаний, как правило, отсутствует четкая и налаженная структура хранения документации. Большая часть документов Вам, скорее всего второй раз не понадобится, а вот те, что необходимы будет трудно отыскать, поскольку никто не знает, что есть в Вашем архиве и туда постоянно попадает та информация, которая там уже есть. В результате на поиск нужных документов зачастую тратиться очень много времени.
Если же Вы воспользуетесь услугами по внеофисному хранению документов нашей компании, то проблема с поиском нужных в данный момент документов будет решена раз и навсегда.
Наши специалисты помогут в короткие сроки подготовить Ваши документы к хранению, составят описи, систематизирую, надлежащим образом упакуют все и перевезут в место хранения. В зависимости от сроков хранения – временного и постоянного – Мы определим период хранения в архиве документов Вашей компании. Этот срок может быть как небольшим – до пяти лет, так и длительным от 10 лет.
Обратившись к нам, Вы получаете следующие преимущества:
1)Экономия ценного офисного пространства. Мы быстро подготовим документы к хранению и перевезем их из Вашего офиса в наше хранилище, что освободит Вам приличный объем пространства.
2) Удобный и быстрый доступ к любой Вашей документации. Сотрудники нашей компании четко структурируют хранение Ваших документов, и Вы в любое время быстро сможете получить на руки любые необходимые документы из Вашего архива.
3) Гарантия конфиденциальности хранения. Доступ ко всем хранящимся у нас документам получают только уполномоченные представители вашей компании и сотрудники нашей организации. Отсутствие какой-либо информации о Вас на коробах с документами, а также опломбирование всех коробов существенно затрудняет доступ к документам посторонних лиц.
4) Быстрая доставка документов. Служба доставки нашей компании максимально быстро обеспечит доставку всех необходимых Вам документов прямо в офис вашей компании. Помимо оригиналов документов по Вашему желанию мы готовы доставить копии или электронные версии Ваших документов на любом устраивающем Вас носителе.
Компания "Архив-профи"
